8. Uren & Declarabiliteit
Overzicht
De urenregistratie is de basis voor facturatie van meerwerk en het monitoren van de inzet per medewerker. InFinance werkt met de Odoo Urenstaten module (Timesheets) gekoppeld aan projecten en taken. Dit artikel beschrijft het volledige proces van uren schrijven tot declarabiliteitsrapportage.
Urenregistratie
Waar schrijf je uren?
- Urenstaten-app: Ga naar Urenstaten > Mijn urenstaten voor een weekoverzicht
- Op de taak: Open een taak en gebruik het tabblad Urenstaten om direct uren te loggen
- Timer: Start een timer vanuit de taak en stop wanneer klaar
Verplichte velden
- Project: Selecteer het juiste klantproject
- Taak: Koppel aan de specifieke taak waaraan je werkt
- Omschrijving: Korte beschrijving van de werkzaamheden
- Bestede tijd: Aantal uren (decimaal, bijv. 1,5 voor anderhalf uur)
Best practices
- Schrijf uren dagelijks - niet achteraf aan het eind van de week
- Gebruik duidelijke omschrijvingen die de klant ook kan lezen op de factuur
- Schrijf interne uren (vergaderingen, administratie) op het project Internal
- Controleer wekelijks je urenstaat op compleetheid
Declarabiliteit
Wat is declarabiliteit?
Declarabiliteit is het percentage van je totale uren dat factureerbaar is aan klanten. De formule:
Declarabiliteit % = Declarabele uren / Totale uren x 100%
Uurtypen (timesheet_invoice_type)
Odoo classificeert uren automatisch op basis van het product en de servicebeleid:
| Type | Betekenis | Declarabel? |
|---|---|---|
billable_time | Factureerbaar op basis van geschreven uren | Ja |
billable_fixed | Vast bedrag (milestone/fixed price) | Ja |
billable_manual | Handmatig gefactureerd | Ja |
non_billable | Niet-factureerbaar (intern, pro bono) | Nee |
Hoe wordt een uur declarabel?
Een uur wordt automatisch als declarabel gemarkeerd wanneer:
- De taak gekoppeld is aan een verkooporderregel (sale_order_line)
- Het product op die verkooporderregel het servicebeleid "Op basis van urenstaten" (
delivered_timesheet) heeft - Het project een actieve verkooporder heeft
Meerwerk-facturatie
Proces
- Medewerker schrijft uren op een taak die gekoppeld is aan een meerwerk-product
- De geschreven uren worden automatisch als "geleverde hoeveelheid" geteld op de verkooporderregel
- Bij de maandelijkse facturatieronde worden de geleverde uren meegenomen in de conceptfactuur
- De abonnementsfactuur wordt automatisch als concept klaargezet en aangevuld met de geschreven meerwerk-uren
Meerwerk-producten
De volgende producten zijn beschikbaar voor meerwerk:
- Adviseur - tarief aanpasbaar per offerte
- Fiscalist - tarief aanpasbaar per offerte
- Loonspecialist - tarief aanpasbaar per offerte
- Odoo Consultant - tarief aanpasbaar per offerte
- Office Manager - tarief aanpasbaar per offerte
- Reviewer - tarief aanpasbaar per offerte
Declarabiliteit Dashboard
Locatie
Het declarabiliteit dashboard is beschikbaar via Dashboards > Diensten > Declarabiliteit.
Inhoud
Het dashboard bevat:
- KPI Overzicht: Totaal uren, declarabele uren en declarabiliteitspercentage
- Uren per Medewerker: Tabel met per medewerker de totale, declarabele en niet-declarabele uren plus het declarabiliteitspercentage
- Top Projecten: Overzicht van projecten gesorteerd op geschreven uren
- Uren per maand: Staafdiagram met de verdeling van uren over de maanden
- Verdeling uurtype: Taartdiagram met de verdeling van declarabele vs. niet-declarabele uren
Filters
Gebruik de Periode-filter bovenin om te filteren op tijdperiode (deze maand, kwartaal, jaar, etc.).
Targets & normen
Voor een kantoor als InFinance zijn gangbare declarabiliteitsnormen:
- Fiscalisten / Adviseurs: 70-80% declarabel
- Administratief medewerkers: 80-90% declarabel
- Office Management / Directie: 40-60% declarabel
- Kantoorgemiddelde: ca. 70% declarabel
Targets kunnen periodiek worden aangepast door het management.
Gerelateerde artikelen
- 6. Facturatie & Abonnementen - Het volledige facturatieproces
- 3. Dienstverlening & Projecten - Projectstructuur en producten
- 7. Automatiseringen - Achterliggende technische automations